segunda-feira, 11 de janeiro de 2010

Organizando o tempo e a vida





Imagem do meu acervo particular



CORTAR O TEMPO
 
Carlos Drummond de Andrade

Quem teve a idéia de cortar o tempo em fatias,
a que se deu o nome de ano,
foi um indivíduo genial.

Industrializou a esperança, fazendo-a funcionar no limite da exaustão.

Doze meses dão para qualquer ser humano se cansar e entregar os pontos.
Aí entra o milagre da renovação e tudo começa outra vez,
com outro número e outra vontade de acreditar
que daqui pra diante vai ser diferente.

 
Eu sirvo de prova viva de que “Matamos o tempo; o tempo nos enterra”, tal como Machado de Assis descreve em Memórias Póstumas de Brás Cubas, referenciado na mensagem de final de ano por Antonio Ozaí da Silva no Blog Revista Espaço Acadêmico. Pois uma das minhas características (defeito) é ser procrastinadora, ou seja, deixar para amanhã o que se pode fazer hoje. Daí, a sensação de estar super atarefada, sem tempo suficiente para cumprir com todos os meus afazeres.
 
Realmente, na verdade, eu acabo ficando sem tempo, pois acumulo diversas atividades para um período de tempo que representa muito pouco.
 
Como já mencionei em postagens anteriores, o meu final de ano foi muito estressante; um verdadeiro caos com muitas atividades e tarefas a cunprir e em pouco tempo. E como eu mesma citei, a maior culpa de toda esta situação coube – exclusivamente – a mim.
 
Inclusive, esta postagem deveria ter sido publicada nos primeiros dias do novo ano e, não agora, quase duas semana depois. Nota-se que o discurso é verdadeiro. Não há como negar.
 
Mediante a isso, resolvi postar algo a respeito do tempo, da necessidade de organizarmos o nosso dia a dia, as nossas prioridades a fim de aproveitarmos cada minuto de nossas vidas com o quê realmente é imprescindível em nossos planejamentos.
 
Sabendo administrar o nosso tempo não só com o trabalho, com atividades práticas, domésticas, com os estudos e a pesquisa, mas também com o lazer e o descanso.
 
E isso não se aplica apenas neste início de ano ou em determinado período, tal como as férias escolares, mas para os 365 dias do ano, pois não devemos esquecer que “a vida é aquilo que passa enquanto estamos ocupados fazendo outras coisas" (John Lennon).
 
Para quem é procrastinadora como eu, necessariamente, o esforço deve ser maior, visto que esta característica já representa um grande obstáculo para uma boa administração do tempo e da vida.
 
Sendo assim, uma vez estabelecido um plano de ação ou um rol de atividades diárias é de fundamental importância que não se adie alguma tarefa para o (s) dia (s) seguinte (s). Use esta recomendação como regra máxima para otimizar o seu tempo e, consequentemente, a sua vida. Exceto em casos de haver imprevistos.
 
De acordo com Mauro Silveira, em "Está sem tempo?", até a possibilidade de ocorrência de um imprevisto deve ser considerado no seu planejamento diário, pois embora seja algo inesperado, ele não pode ser evitado e este acaba interferindo no seu dia.
 
Daí, segundo o referido autor, o correto é estabelecer um período livre na agenda justamente para atender tal imprevisto. Ou, então, considere-o e reorganize a sua programação do (s) dia (s) seguinte (s) a fim de incluir a atividade não realizada por conta deste.
 
Há várias metodologia disponibilizadas na Internet que podem lhe orientar em termos de gestão do seu tempo. Eles orientam acerca de como se organizar, otimizando a sua vida de forma a não se arrepender daquilo que não foi feito ou foi deixado para depois, correndo os riscos de não haver outra oportunidade para realizá-lo. No final desta, eu indico alguns destes sites.
 
As metodologias variam desde uma relação diária de atividades até o estabelecimento de um quadro dividido em quatro partes (quadrantes), com séries de atividades de acordo com o grau de urgência ou não. Esta última proposta foi criada por Stephen Covey, autor do livro (best-seller) “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.
 
Eu ainda sou adepta da lista de tarefas diárias/semanais. Acho bem mais prática. Mas, o importante é que cada um ache o caminho mais adequado para sua vida: pode ser diário, semanal, mensal, lista ou não. Cabe a você optar pelo método mais prático e viável ao seu modo de vida.
 
A fim de se evitar a máxima “Quem mata o tempo não é assassino, mas sim um suicida" (Millôr Fernandes) é bom começarmos passo a passo de um “plano de ação”, capaz de otimizar e viabilizar um maior aproveitamento do nosso tempo.
 
Numa perspectiva de um planejamento diário/semanal ou até mensal, os principais passos a serem seguidos para uma boa gestão do tempo são:
 
1° Passo: Liste todas as atividades habituais (previstas no dia a dia) e aquelas que deverão ser realizadas, independente do seu grau de importância e de urgência.
 
Não há muito a alterar quanto às atividades habituais (regulares), como por exemplo o horário do trabalho ou dos estudos (escola, curso, faculdade etc.), pois estas já estão definidas e estabelecidas em nossa programação diária.
 
Inclusive, são estas nos dão uma ideia do tempo disponível (livre) para a disposição das demais atividades pendentes, assim como, também, para o lazer e o descanso.
 
Por consequência disso, a exceção do período de férias, a nossa atenção deverá se ater ao tempo livre e a adequação destas outras atividades.
 
2° Passo: Selecione – entre as referidas atividades - as prioridades, ou seja, aquelas de maior importância e urgência. Entre estas pode estar alguma atividade importante que já vem sendo desenvolvida por você mesma, mas de forma nada eficaz, como também algo que você gostaria de se lançar na empreitada, mas ainda não teve oportunidade de fazê-la ou, ainda, aquelas consideradas pontuais (como a ida ao dentista, ao médico, ao mecânico do seu carro etc), entre outras.
 
3° Passo: Crie um quadro semanal, dividindo o dia em três períodos (manhã, tarde e noite), intercalando-o – é claro – com o horário das refeições (café, almoço, lanche e janta).
 
4° Passo: Analise minuciosamente para não correr os riscos de perda ou má administração do seu tempo e disponibilize as atividades conforme você selecionou em termos de importância e urgência.
 
Estabeleça período de horas de cada uma, isto é, marque o início e o fim da atividade. Isso é muito importante, pois lhe dá uma ideia de limites e você vai se concentrar na realização da atividade. Ah, mas não esqueça que o horário é flexível e você ora pode terminar antes do previsto ora pode ultrapassar um pouco do horário estabelecido.
 
Outra coisa que os especialistas recomendam – já mencionado anteriormente – é a disponibilização de um horário livre, justamente, para os imprevistos. Seguindo esta regra e dependendo do grau de gravidade do imprevisto, a ordem sequencial das atividades diárias não vai se desestruturar totalmente o seu planejamento, a sua programação diária.

Vejamos algumas dicas de grande valia que os especialistas indicam:

- Não esquecer de incluir - em sua programação semanal - horários para o lazer, para o descanso e para alguma atividade física (caminhadas, ginástica etc.). O primeiro fortalece as suas relações sociais, enquanto os últimos, revigoram a sua energia.
 
- Depois de uma sequência de atividades exaustivas ou tensa, encaixe um intervalo de tempo (cerca de 10 a 15 minutos) para um rápido descanso, um cochilo, para ler uma revista, acessar a Internet (se se prender muito à rede, é claro!) ou ainda, preparar e tomar um café, a fim de refrescar as ideias, diminuir a ansiedade ou desestressar.
 
- Faça uma grande esforço para mudar os velhos hábitos, já comprovados, em termos de perda de tempo, tais como: jogar no computador; ficar pendurada no telefone conversando – muita das vezes – assuntos sem grande importância, ficar assistindo TV por muitas horas seguidas etc.

Você pode até continuar fazendo tais atividades, mas controle o tempo gasto. Reduza-o drasticamente.
 
- Em cada atividade ou tarefa, realizada, assinale com um Ok ou um simples risco ao lado. Este procedimento, além de estimular, expõe o andamento da programação (diária ou semanal ou mensal) e nos faz a acreditar que podemos melhorar efetivamente as nossas vidas.
 
- Fixe o referido quadro de atividades em casa, no trabalho e leve-o sempre em sua bolsa ou pasta. Isso facilita o controle e o bom andamento da programação estabelecida.
 
- À noite, antes de dormir, já deixe sua roupa e material - do dia seguinte – separados.
 
- Procure organizar seus documentos, material, correspondências, contas, faturas etc em pastas, separadas. Agindo assim, você ganha tempo ao procurar um determinado documento, por exemplo.
 
- Indubitavelmente, outro que precisa ser organizado – com maior urgência - é o computador. Como perdemos tempo procurando, por exemplo, um arquivo, uma imagem copiada ou uma foto digital.
 
O caos criado pela desorganização compromete, inclusive, a eficácia da nossa programação, uma vez que o tempo estabelecido para uma atividade no computador acaba extrapolando o limite previsto devido a “bagunça” existente.
 
Existem diversos sites que fornecem dicas para a organização do PC. Veja os links no final desta.
 
- Ainda no âmbito do computador, os especialistas recomendam o controle quanto ao acesso ao correio eletrônico (e-mails) e à navegação na Internet.
 
Segundo os mesmos, a ansiedade é bastante visível nas pessoas que a todo o momento ficam abrindo o seu correio eletrônico. O ideal é verificar os seus e-mails, no máximo, duas vezes ao dia, respondendo logo – de imediato – aqueles mais importantes ou colocando-os na sequência das prioridades.
 
Outra coisa de grande importância é utilização de um bom programa anti-spam, ou seja, um programa que filtra a entrada de propaganda, vírus e outros lixos eletrônicos, não solicitados, em sua “caixa de entrada”.
 
Camila Porto de Camargo dá algumas dicas para não cair nas garras dos spammers. Acesse AQUI.
 
Quanto à navegação na Internet, a recomendação se presta à perda de tempo a sites ou leitura de artigos banais ou de pouca contribuição para aquilo que você objetiva em pesquisar. Estes aconselham a desenvolver um senso crítico a fim de saber discernir o que deve ou não ser lido e, com isso, evitando a perda de tempo.
 
- Outra atitude muito propícia para uma boa organização do tempo é aprender a delegar funções a terceiros, fazendo com que algumas atividades - anteriormente - realizadas por você, possam ser desenvolvidas por outros. É evidente que, este caso, só se aplica a atividades que possam realmente ser transmitidas ou delegadas para outros. Agindo assim, você evita uma sobrecarga para si mesma.
 
Há muitas dicas na Internet acerca de gestão do tempo. O importante é encontrar o método mais viável a ser aplicado em sua vida. Tire o máximo de proveito do seu plano de ação.
 
Administrar o tempo não significa torna-se escravo do relógio, quem pensa assim está, totalmente, equivocado, segundo Eduardo Chaves,
 
"Quem administra o tempo coloca-o sob controle,
torna-se senhor dele.
Quem não o administra é por ele dominado,
pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento,
não na ordem e
no momento em que desejaria".
 
 
Fontes Complementares de Pesquisa
 
. Administração do Tempo (Eduardo Chaves)
 
 
 
 
 

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